Ab Version 18 unterstützt Winitas die zukünftig für gewerbliche Kunden geforderte E-Rechnungsfunktion.
Wir setzen dabei auf das ZUGFeRD-Format: Sie erhalten eine normale PDF-Rechnung, in die zusätzlich eine XML-Datei eingebettet ist.

Das hat zwei Vorteile:

• Ihr Kunde kann die Rechnung wie gewohnt mit jedem PDF-Programm öffnen und ansehen.
• Gleichzeitig kann sie von Buchhaltungsprogrammen automatisch weiterverarbeitet werden.

Im Folgenden finden Sie Hinweise zur Installation von Winitas sowie zu den Grundeinstellungen, die Sie vorab vornehmen müssen.

Installation von Winitas 18

Falls Sie noch mit einer älteren Version arbeiten, muss zuerst Winitas 18 installiert werden. Beenden Sie zuerst Winitas (ggf. auch auf anderen Rechnern im Netzwerk) und denken Sie an die Datensicherung.

Laden Sie Winitas 18 direkt über diesen Link mit Ihrem Internet-Browser: www.winitas.de/download/winitassetup18.exe 

Anschließend führen Sie die heruntergeladene Datei aus und befolgen die Anweisungen des Installationsprogramms. Führen Sie die Installation ggf. auf allen Arbeitsplätzen im Netzwerk aus.

Nach der Installation starten Sie Winitas über das Icon auf dem Desktop! Ein Icon in der Taskleiste muss evtl. neu angepinnt werden (das Installationsprogramm aktualisiert dieses nicht).

Einstellungen für die E-Rechnung in Winitas

• Öffnen Sie links „Einstellungen“. Füllen Sie alle Felder unter Absender aus. 
  
  
• Wählen Sie im Einstellungsfenster den Menüpunkt „E-Mail E-Rechnung“

Hier können Sie Ihr E-Mail-Programm zum Versenden von E-Rechnungen wählen, eine PDF-Datei mit Ihrem Geschäftspapier sowie Textbausteine für den Versand hinterlegen.

Setzen Sie den Haken bei ZUGFeRD (XML kann zusätzlich erzeugt werden, ist aber in der Regel nicht erforderlich) um E-Rechnungen beim Mailversand zu erstellen.

• 3. Alle Kunden benötigen eine Kundennummer 

Ohne Kundennummer ist ein Versand von E-Rechnungen nicht möglich. Falls Sie für Ihre Kunden noch keine Kundennummer vergeben haben, kann Winitas dies automatisch vornehmen. Wählen Sie im Einstellungsfenster den Menüpunkt „Steuersätze/Fibu“ und klicken Sie auf den Button „erzeugen“. Wir empfehlen eine Nummer ab 10000.  

• 4. Mailadresse für Rechnungsversand

Zum Versand von Rechnungen nutzt Winitas die in der Kundenmaske hinterlegte Mailadresse und Briefanrede. Hat Ihr Kunde jedoch eine separate Mail für den Rechnungsempfang, kann diese mit Klick auf Kommunikation … erfasst werden:

E-Rechnungen werden für Unternehmen ausgestellt. Daher müssen wir eine Nettorechnung ausstellen.

Nun kann eine Rechnung erstellt und über die Funktion „E-Mail“ versendet werden. Es öffnet sich das Mailprogramm mit Anhang, Mailadresse, Betreff, Anrede, Rechnungstext entsprechend den vorherigen Einstellungen.