Protokollierung und automatische Belegfestsetzung

Warum wird diese Funktion eingeführt?

Mit der zunehmenden Digitalisierung steigen auch die Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit steuerrelevanter Daten. Themen wie E-Rechnung, digitales Flaschenbuch und der elektronische Datenaustausch mit dem Steuerberater setzen voraus, dass Änderungen an wichtigen Daten dokumentiert werden können. Die Änderungsprotokollierung unterstützt eine nachvollziehbare und prüfungssichere Dokumentation steuerrelevanter Daten. 

Was wird protokolliert?

Winitas dokumentiert Änderungen an steuerrelevanten Daten und Belegen. Dazu gehören beispielsweise:

• Rechnungen
• Gutschriften
• Artikel- und Weinstammdaten
• Preise
• Flaschenbuchdaten
• weitere steuerrelevante Informationen

Gespeichert werden dabei unter anderem:

• Datum und Uhrzeit der Änderung
• Benutzer
• betroffener Datensatz
• alter und neuer Wert

Dadurch bleibt nachvollziehbar, wann und durch wen eine Änderung vorgenommen wurde.

Kann die Protokollierung abgeschaltet werden?

Nein.

Die Änderungsprotokollierung ist fester Bestandteil von Winitas und wird für alle Anwender aktiviert.

Was bedeutet automatische Belegfestsetzung?

Zusätzlich zur Protokollierung können Rechnungen automatisch festgesetzt werden.

Festgesetzte Rechnungen können nicht mehr direkt geändert oder gelöscht werden. Falls eine Korrektur erforderlich ist, erfolgt diese über eine Storno- oder Korrekturrechnung.

Die automatische Festsetzung dient dazu, versehentliche oder unbeabsichtigte Änderungen an bereits abgeschlossenen Rechnungen zu vermeiden.

Welche Einstellung empfiehlt Winitas?

Winitas empfiehlt die automatische Festsetzung nach 10 Tagen.

Gesetzlich wird keine konkrete Frist vorgegeben. Rechnungen sollen jedoch zeitnah verarbeitet werden. Die Empfehlung von 10 Tagen hat sich hierfür in der Praxis bewährt und bietet ausreichend Zeit für eventuelle Korrekturen nach der Rechnungserstellung.

Welche Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

Nach 10 Tagen festsetzen (empfohlen)

Rechnungen werden automatisch 10 Tage nach Erstellung festgesetzt.

Zum 10. des Folgemonats festsetzen

Geeignet für Betriebe, die ihre Belege bis zum 10. des Folgemonats an den Steuerberater übergeben.

Keine automatische Festsetzung

Rechnungen werden nicht automatisch gesperrt. Die Festsetzung kann weiterhin jederzeit manuell über die Buchungsmaske erfolgen. Ohne Festsetzung bleiben Rechnungen dauerhaft bearbeitbar. Dies kann bei einer Betriebsprüfung zu erhöhtem Nachweis- und Erklärungsaufwand führen. Die Deaktivierung erfolgt auf Verantwortung des Anwenders.

Später entscheiden

Wenn Sie die Entscheidung zunächst mit Ihrem Steuerberater abstimmen möchten, können Sie die Auswahl zu einem späteren Zeitpunkt treffen.

Kann die Einstellung später geändert werden?

Ja. Die gewählte Einstellung kann jederzeit in den Programmeinstellungen angepasst werden.

Änderungen an der Festsetzungsart werden im Änderungsprotokoll dokumentiert.

Welche Vorteile ergeben sich für meinen Betrieb?

• Höhere Nachvollziehbarkeit von Änderungen
• Unterstützung einer ordnungsgemäßen Buchführung
• Mehr Sicherheit bei Betriebsprüfungen
• Schutz vor versehentlichen Änderungen an Rechnungen
• Grundlage für digitale Prozesse wie E-Rechnung und digitales Flaschenbuch

Digitales Flaschenbuch

Die in Winitas integrierte Änderungsprotokollierung bildet gleichzeitig die Grundlage für das digitale Flaschenbuch.

Alle für das Flaschenbuch relevanten Bewegungen werden automatisch erfasst und dokumentiert. Dadurch können die erforderlichen Daten direkt elektronisch geführt werden.

Für viele Betriebe entfällt damit das bisherige monatliche Übertragen der Werte aus Winitas in ein separates handschriftliches Flaschenbuch. Doppelte Erfassungen und Übertragungsfehler werden vermieden, gleichzeitig sinkt der Verwaltungsaufwand erheblich.

Weitere Vorteile:

• Keine doppelte Dokumentation von Bestandsveränderungen

• Zeitersparnis durch automatische Erfassung der relevanten Daten

• Höhere Genauigkeit durch Wegfall manueller Übertragungen

• Jederzeit aktueller Überblick über die erfassten Bewegungen

• Unterstützung einer nachvollziehbaren und prüfungssicheren Dokumentation

Das digitale Flaschenbuch ist Bestandteil der neuen Winitas-Version und kann bei Bedarf aktiviert werden.

→ Informationen zur Anmeldung des digitalen Flaschenbuchs bei den Behörden finden Sie hier. 

Die tägliche Arbeit mit Winitas bleibt dabei weitgehend unverändert.